電話の受け方/とり方のビジネスマナー
電話応対の流れと受け手のマナー
電話を受けるときは、次の手順で受け、失礼のない応対をしましょう。
- コール３回以内に出る～〝ベルを３回以上鳴らすのは会社の恥〟といわれております。電話が鳴ったら、直ぐに受話器を取るようにしましょう。３回以内で出られなかったときは、「お待たせしました」とひと言添え、５回以上鳴ってしまった場合は、「お待たせして申し訳ありません」 とおわびのことばを述べます。
ダイヤルインで担当の部署の人がだれもいない場合でも、近くにいる人がすみやかに出るようにしましょう。
- 社名はこちらから名乗る～受話器を取ったら、「はい、○○会社でございます」 と、社名を告げます。このとき、午前１１時までなら 「おはようございます」 と言ってから名乗ると感じがよいものです。
営業部や商店の場合は、時間帯にかかわらず、「お電話ありがとうございます」 とひと言添えると高感度が高まります。
- 相手を確認し、挨拶をする～相手が名乗ったら、「いつもお世話になっております」 と挨拶します。
初めての人にも、「お世話になります」 と挨拶をするのがマナーです。相手が名乗らない場合は、「失礼ですが、どちら様でしょうか」 とたずね、確認するようにしましょう。
その後、状況に応じてほかの人に電話を取り次ぐか、自分で応対しましょう。
【メモ】 外出している上司や社員から電話が入ったときは、「お疲れさまです」とねぎらいのことばをかけましょう。伝言の有無を問う電話の場合は、「確かめますのでお待ちください」 と言って当人の机に急ぎ、伝言メモがあれば、それを電話口で読み上げます。それから、周囲の人たちに、「○○さんに連絡することはありませんか」 と必ずたずねるようにしましょう。
電話を取るときのタブー
- 食べ物を口に入れたまま受話器を取る
- 人と話をしながら受話器を取る
- ふんぞり返ったり、足を机の上にのせたまま受話器を取る
- 下を向いて仕事をしながら受話器を取る（下をむいたままでは声が暗くなる）