電話マナー～かけ方と手順 |
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電話のマナー |
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電話をかけるときは、つぎのような手順でかけるのがマナーです。 1.社名と姓を名乗り、挨拶する 相手が電話に出て名乗ったら、 「○○社の○○と申します。 いつもお世話になっております」と挨拶します。 相手が先に挨拶した場合は、 「こちらこそいつもお世話になっております」 と返 します。 朝なら、「おはようございます」 の挨拶も忘れないように しましょう。 相手が社名を名乗らない場合は、 「○○さんでいらっしゃいますか」 とたずねてから名乗り、挨拶をします。
2.担当者に取り次いでもらう 挨拶を交わしたら、 「恐れ入りますが、○○部の○○様はいらっしゃいますでしょうか」 と取り次いでほしい相手の姓を告げます。 取り次いでほしい人が役職者の場合は、 「部長の○○様はいらっしゃいますか」のようにたずねます。 〝○○部長様（さん）〟でもよいのですが役職名に敬称をつけるのは二重敬語になり、 本来は正しい言い方ではありません。 なお、久しぶりに電話をするような場合は、相手の役職が変わっていることもあります。 相手を前の役職名で呼んでは失礼になりますから、電話を受けた人に、「○○様の役 職は営業部長でよろしいでしょうか」 とたずねたほうがよいでしょう。 ３.担当者に挨拶し、用件を切り出す 相手が電話に出たら、「○○部長様でいらっしゃいますか」と確認します。 次にもう一度自分の社名と姓を告げ、挨拶を述べます。 用件に入るときは、「いま、お時間よろしいでしょうか」 と相手の都合をうかがい、 「どうぞ」 といわれたら 「○○の件ですが」 と前置きしてから本題に入ります。 相手に何か資料を見てもらいたいときは、 「お手元に○○の件の資料はございますか」と確認します。 話が込み入っている場合は、結論や報告を先に述べ、それから経緯や理由を説明 するようにしましょう。 用件がすんだら 「失礼いたします」 と挨拶して、静かに受話器を置きます。 【メモ】 留守番電話にメッセージを吹き込む場合は、社名と自分の姓を名乗り、 挨拶をしてから用件を手短に話します。ピーッという発信音が鳴る前に 話し出したり、早口で話すと聞き取れないことがありますから、ゆっくりと、 明確に話すようにしましょう。 また、留守番電話とわかると、無言のまま電話を切ってしまう人がいますが、 これは避けたいものです。 せめて「○○でございます。またお電話いたします」だけでも吹き込むようにしましょう。
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