ビジネスのマナー〜電話の応対/対応

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電話の応対/対応



電話応対は、第一声が第一印象と同程度のインパクトがありますので、
高感度をアップさせるためには、強い武器にもなります。

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 好感のもたれる電話のかけ方

忙しいところへかかってくる電話は、内容によっては迷惑なものです。
「準備は十分に、用件は手短に」 がテレホンマナーの原則です。


電話をかけるときは、その前に、何を話すべきか、話の要点をまとめておくことが、
電話応対対応)の心得です。

相手先が、外出するところかも知れませんし、重要な会議の最中かも知れません。
1回の電話ですむように、メモや必要な資料なども用意しておきましょう。

また、会社によっては、電話を控えたほうがよい時間帯もありますので、普段から会社の
様子をチェックしておき、落ち着いて話ができる時間帯を選んでかけるように心得ましょう。

 感じのよい電話の受け方

電話を受ける人の声で会社の印象が左右されます。
明るく活気に満ちた会社を印象づけるためにも、はきはきと応答(応対)しましょう。

外部からかかってくる電話を受けるときは、
「自分が会社を代表してその電話を受けている」 と自覚をもつことが大切です。

感じのよい声を出すには、気持ちを明るく切り替えることと、笑顔を作るのがコツです。
口の両端を上げて発声すると、声が明るく、いきいきとしてきますから、ぜひ試してみましょう。
また、すぐにメモできるように、電話は自分の左側(左利きは右側)に置き、電話のそばには、
メモ用紙とペンを用意しておくようにしましょう。

 電話の取り次ぎ方

電話の取り次ぎ方で、その会社のレベルがわかるともいわれます。
さまざまなケースでのマニュアルを覚えておきましょう。

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