電話の取り次ぎ方
当人が在席していても意向を確認してから取り次ぐ
相手から「鈴木さんはいらっしゃいますか」と言われたときは、「鈴木でございますね。少々お待ちください」 と受けて、電話を保留にします。
当人が在席していても、すぐに「はい、代わりますのでお待ちください」と答えるのは適切ではありません。忙しいときに、仕事外のセールスの電話などは、当人には迷惑な場合もありますから、だれでもかれでも取り次げばよいというものではありません。
「鈴木さんに、○○社の△△さんからお電話です」と伝え、当人が出る意思を示したらそのまま電話を回します。
もし、職場に同姓の人が複数いて、どちらを指名しているのかわからない場合は、「鈴木はふたりおりますが、男性でしょうか、女性でしょうか」と聞くか、同姓なら「鈴木○○でしょうか、鈴木△△でしょうか」のように聞くとよいでしょう。
自分にかかってきた場合は、「はい私、山本でございます。いつもお世話になっております」のように元気よく名乗って挨拶をしましょう。相手が特定の人を名指ししなかった場合は、用件を聞き、「担当の者と代わりますので、お待ちください」と言って適切な人に取り次ぎます。