電話で用件を受けたとき

電話で用件を受けたとき

用件は必ずメモして復唱することが大切

電話で話すときは、常にメモをとる習慣をつけましょう。その場では記憶したつもりでも、時間がたつと意外とあいまいになるものです。

 

用件をメモしたら、「復唱いたします」と言って、メモを読み上げます。日時や場所、金額などを聞き間違えたり、書き誤ると、重大なトラブルに発展してしまうことがありますから、確認を怠ってはいけません。

 

用件を書きとめるときは、バラバラになりがちなメモ用紙ではなく、ノートを用いることをおすすめします。ノートに記録しておけば、後日、何か確認したいことなどあったときにも役立ちます。

 

伝言する場合は、そのノートからメモ用紙に書き移して当人に渡します。

 

1(いち)と7(しち)、2日と20日、4日と8日などの発音は、紛らわしいので注意。聞き間違いを防ぐためには、読み上げるときに7を 「なな」 と言い換えたり、日付なら 「2日の水曜日」 というように、曜日までつけて復唱するとよいでしょう。

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