電話の取り次ぎ方マナー

電話の取り次ぎ方マナー

名指しされた人が電話に出られないときは

当人がすぐに電話に出られない場合は、それぞれの状況に合わせて応答しなければなりません。

 

1. 仕事で外出中の場合は

 

当人が不在のときは、「あいにく鈴木はただいま外出しておりまして、3時頃に戻る予定になっております」のように告げ、伝言の有無をたずねます。

 

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2. ほかの電話に出ているときは

 

当人が電話中の場合は、「あいにく鈴木はほかの電話に出ておりますが、お急ぎでしょうか」 とたずねます。先方が待つというのであれば、そのまま待ってもらいますが、電話がすぐに終わりそうもないときは、再度、「申しわけございません。電話が長引きそうですので、こちらからお電話を差し上げましょうか」と相手の意向をたずねます。

 

当人には、「○○さんからお電話が入っています」のようにメモ用紙に書いて渡します。

 

3. 接客中の場合は

 

当人が接客中の場合も、「あいにく鈴木は接客中でございますが、お急ぎでしょうか」 と同様にたずねます。急ぎの用件でこのまま待つという場合は、「すぐに連絡いたしますので、お待ちください」 といって電話を保留にします。そして、メモ用紙に相手の名前と急用である旨を、見やすいように大きめの文字ではっきり書き、応接室へ急ぎます。

 

応接室では、来客に会釈して、「お話中、失礼いたします」とことわってから当人にメモを見せ、了解したら、来客に「失礼いたしました」と一礼して下がります。

 

電話中や接客中に電話がかかってきたときの、当人に渡すメモ書きの一例

鈴木部長 ○○物産 △△様より 2番にお電話が入っております。
至急の用件ということですがいかがなさいますか?

4. 欠勤しているときは

 

病気などで休んでいるときは、「あいにく鈴木は、本日休んでおりますが」と伝えます。「お休みをいただいておりますが」 という人もいますが、休みをもらっているのは相手からではなく自社からですので、敬語を使うのは違和感を与えます。また、欠勤の理由を伝える必要はありません。

 

身内の不幸などで数日間欠勤する場合は、「○日まで出張しております。お急ぎでしたら鈴木から連絡させていただきますが」のように、ほかの口実を使ったほうがよいでしょう。当人と個人的に親しい人であれば、本当の理由を伝えてもかまいません。

 

5. 遅刻している場合は

 

遅刻していることをあからさまに告げたのでは、時間にルーズな会社という印象をもたれかねませんから、「本日、鈴木はほかを回りまして、○時に出社する予定になっておりますが」のように伝えましょう。

 

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